AGO Comité des Fêtes Solarien du 16/02/2024 – début à 18h05
En présence des Co-Présidents : PENARD Laure, HAYET Jordan, HENNEQUIN Mathieu et des membres de l’association.
Président de séance : HAYET Jordan,
Vice-président de séance : PENARD Laure
Secrétaire de séance : HENNEQUIN Mathieu
Nombre de membres présents : Elodie Coello, Marie-Odile Galbourdin, Mireille Gleizes, Ping Lin, Manu Bonn, Christine Barthez, Christel Botella, Jacquie Combes, Guylaine Vidal, Florence Faux, Richard Botella, Benecdicte Hernandez, Pierre Bailly, Bernard Rouanet, Laure Penard, Hayet Jordan, Mathieu Hennequin, Claude Bernaus, Marguerite Pfaffard, Christophe Aupetit. (18 membres)
Nombre de pouvoirs : Vailhé Christian, Vailhé Anne, Hervé Charlotte (3 membres)
Spectateurs: Véronique Hervé, Nico Hernandez, Lana Hernandez, Christophe Sonvet, Céline Servet, Patrick Vogel (5 non membres)
Bonjour à toutes et à tous et merci d’être venus nombreux à cette AG.
INTRODUCTION : (JORDAN)
Le comité des fêtes solarien a été créée légèrement en catastrophe afin de permettre la réalisation de la manifestation du 14 juillet 2023 dans les meilleures dispositions possibles, d’un point de vue assurance notamment, tant pour la couverture des bénévoles que pour le public accueilli. Nous avons obtenu l’ouverture d’un compte bancaire et d’un chéquier juste à temps pour réaliser les tous premiers achats et percevoir une subvention de la mairie du Soulié, que nous remercions au passage. Malgré ce départ sur les chapeaux de roues, mes co-présidents et moi-même avons mis tout en œuvre pour que les objectifs de l’association soient remplis.
Le comité des fêtes a pour but :
• d’animer la commune du Soulié par l’organisation ou la participation aux fêtes, concerts,
repas, buvettes et autres manifestations d’ordre culturel, éducatif ou social ;
• d’établir une liaison avec les autorités municipales ;
• d’établir une liaison entre les différentes associations locales ou voisines.
BILAN DE L’ANNEE 2023 :
Nous avons souhaité organiser un événement mensuel en 2023 et particulièrement sur les mois d’hiver qui sont assez longs par chez nous, en voici la liste :
Juillet : Pour le 14juillet 2023, le comité a du se concentrer exclusivement sur la partie restauration et buvette. Nous avions prévu 250 assiettes, dont une partie végétariennes, (tous les produits venant de producteurs locaux) des crêpes, des gâteaux, le tout dans une démarche éco-responsable avec des assiettes gobelets et couverts réutilisables. Tout à été consommé et nous n’en avions finalement pas prévu assez. Nous avons accueilli pas loin de 600 personnes sur toute la journée, le comité fournissant une animation dès 14h jusqu’à 2h du matin (fin du rangement à 4h)
En collaboration avec la mairie qui à pris en charge le feu d’artifice, l’association le solher pour l’achat et la distribution de lampions et les intervenants Claude et Jean-Louis pour la partie événementielle extérieure (spectacle sur le lac, animation du village et concert) ainsi qu’avec commerçants qui nous ont permis de ne régler les achats qu’à la fin de l’événement.
Nous sommes parvenu à obtenir un résultat bénéficiaire.
Septembre : Élodie à proposé une séance cinéma et dégustation de vin qui à rassemblé une vingtaine de personnes. Nous avons fait appel au « Chai de la poterne » à la Salvetat pour nous faire conseiller et acquérir le vin.
Octobre : Diffusion de la finale de Rugby avec buvette et frites maison. Bien que le rugby n’ai pas particulièrement passionné les participants étant donné le résultat de l’équipe de France, la bière de Nages et les frites maison de Mathieu ont été plus fédératrices et ont permis à trente personnes d’en bénéficier.
Novembre : A l’initiative de Charlotte, nous avons organisé une soirée jeux de société et buvette à prix libre ou quinze personnes inter-générationnelles ont pu jouer ensemble le temps de quelques heures.
Décembre : Le comité, par l’intermédiaire de Laure, à souhaité organiser un après-midi goûter et diffusion d’un dessin-animé pour les plus jeunes et le moins jeunes. Une vingtaine de personnes de sont déplacées pour l’occasion.
Jan : Enfin, pour la première soirée belote à la demande de Florence, nous avons mis à disposition une buvette associée à des galettes et crêpes maison pour le plaisir de 8 équipes, et quelques spectateurs du Soulié, de Fraïsse, la Salvetat et Angles. Les lots ont été à la fois offerts par des commerçants locaux mais également achetés par le comité. Nous avons également acheté des cartes à jouer neuves, spécialement adaptés pour les malvoyants, permettant de jouer sans lunettes.
Toutes ses soirées ont été bénéficiaires et nous ont permis quelques investissements dont l’acquisition de nombreux petits équipements, tant achetés que récupérés gratuitement dont nous devons réaliser l’inventaire.
Nous sommes également en train de commander des gobelets réutilisables aux couleurs du comité, pour lesquels nous avons monté un dossier d’aide au financement par le parc naturel régional du Haut Languedoc
QUESTIONS / DISCUSSION
- Remerciement un peu global sur le son, crêpière, petit bras
- Questions sur la charge de travail : Réponse de la part de Jordan et Laure, sur la quantité de travail en amont et après et le fait que ce soit complexe de le faire à 3.
APPROUVE à l’unanimité
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BILAN FINANCIER 2023 :
Bien que tous les événements ont été bénéficiaires et que sur l’année les activités ont été sensiblement auto-financées, la subvention de la mairie 2023 à été vitale pour l’association car elle nous a permis de démarrer sereinement avec une marge d’erreur confortable.
La comptabilité est effectuée à l’aide du logiciel Paheko, par projets analytiques des manifestations et imputation des catégories comptables. Présentation des graphiques et compte de résultat.
Le bilan financier présente un bénéfice de 2 328,39€ pour l’année 2023, ce qui porte la situation des comptes du comité à 2 328,39€.
Toutes les manifestations ont été bénéficiaires
14 juillet
Soirées
Belote
QUESTIONS/ DISCUSSIONS
- Des erreurs de comptabilités (surtout des numéros de comptes) ont été relevés par Marie Odile.
- Tombola du 14 juillet : Problème de tickets qui n’ont pas été tirés et n’ont donc pas participé aux Tirages (Il est donc faussé) – « Prévoir une meilleure organisation ». Les sous de la tombola sont partis dans la caisse du comité des fêtes lors du manque de monnaie.
- 14 Juillet plutôt positif malgré des difficultés d’organisations par manque de monde ou de vision d’ensemble ou encore de responsable par poste.
APPROUVE à l’unanimité
PROJETS 2024:
Nous projetons de poursuivre nos événements mensuels pour 2024 et la nouveauté cette année sera la fête de la St Patrick, célèbre fête irlandaise qui se déroule normalement le 17 mars, mais il a été difficile de trouver un groupe de musique idoine car bien évidemment, tous sont réquisitionnés à cette période et nous souhaitions vous faire découvrir un réel bon groupe pour cette première édition qui, nous l’espérons, vous procurera joie et bonheur tant pour votre sensibilité culinaire que musicale ; raison pour laquelle la date sera reportée au 23 mars.
En mai, nous aurons la chance d’accueillir une partie du festival Marée Haute qui a choisi la commune du Soulié pour l’une de ses représentations. Le comité des fêtes s’organisera autour d’une buvette avec restauration adaptée à l’arrivée de nombreux randonneurs qui feront escale aux alentours de midi.
Nous prévoyons bien entendu de poursuivre le 14 juillet au Soulié, qui a été, malgré quelques « couacs » inhérents en partie au nombre multiple d’organisateurs, une belle réussite pour laquelle nous avons reçu de nombreux remerciements et félicitations que nous devons en grande partie à la mairie, à l’association du Solher, à Claude et Jean-Louis et bien entendu aux bénévoles qui nous ont sorti une sacrée épine du pied par leur présence et leur capacité de travail à la chaîne. Merci encore à eux… Et espérons qu’ils seront présents pour l’édition 2024.
Nous souhaitons également poursuivre dans la dynamique locale, éco-responsable et accessible aux personnes en situation de handicap.
REMARQUES :
L’association étant toute neuve, nous tâtonnons encore sur les activités à proposer sur la commune ainsi que sur la façon dont nous les décidons et organisons.
La première année et toutes les démarches administratives inhérentes à la création de l’association étant passées, nous allons pouvoir attaquer 2024 de façon plus sereine et surtout plus fédératrice. En effet, vos trois co-présidents ont pas mal sué pour proposer une activité mensuelle et nous souhaiterions parvenir à inclure beaucoup plus les adhérents maintenant que tout le socle associatif est solidement en place. Nous avons quelques idées mais vos avis et conseils seront les bienvenus nous y reviendrons lors du point n°6 de la présente AG « Questions diverses ».
Réunions publiques : Voir avec les gens : la première aura lieu le jeudi 23 à 17h30 à la salle des associations
Tarif d’Adhésions :
Propositions de réitérer le montant de 10€/personne
Approuvé à l’unanimité
Renouvellement du Bureau.
Laure, Mathieu, Jordan,Jacquie
Unanimité
REMERCIEMENTS :
Nous souhaitons remercier tous les adhérents bénévoles qui nous aident par leurs bras, leur motivation, leur retours ou leurs prêts de matériel ainsi que le Solher qui nous a mis à disposition de nombreux éléments pour la réalisation de divers événements.
Merci également à la mairie pour le prêt régulier de la salle des fêtes ainsi que de l’investissement réalisé pour sa cuisine intégrée.
Et enfin, merci à l’établissement Lou Pradal pour avoir préparer l’apéritif de ce soir.
Cloture de l’AG et début de la chouille d’honneur à 19h07
Lien helloasso : https://www.helloasso.com/associations/comite-des-fetes-solarien/adhesions/adhesion-2024
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